Datenschutzerklärung

NUTZUNGSERKLÄRUNG

1. Möglichkeiten der Nutzung KM-Personal E-Recruiting

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an einer Mitarbeit bei der Stadt Sachsenheim. Um Ihnen eine einfache und sichere Bewerbung zu ermöglichen, stellen wir Ihnen unser Online-Bewerbungssystem zur Verfügung. Dieses bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um sich bei uns zu bewerben oder mit uns in Kontakt zu treten.

2. Bewerbung auf eine konkrete Stelle

Wenn Sie sich auf eine aktuell ausgeschriebene Position (z. B. im Bereich Verwaltung, Technik, Soziales oder Ausbildung) bewerben möchten, können Sie dies direkt über unser Online-Bewerbungssystem tun.

Dabei erfassen Sie die für das Bewerbungsverfahren notwendigen Angaben und laden Ihre Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben) hoch.

Wichtig:
Ihre Daten und Unterlagen werden ausschließlich im Zusammenhang mit dieser konkreten Bewerbung verwendet. Eine Weitergabe oder Prüfung für andere Stellen erfolgt nur, wenn Sie aktiv Ihre Zustimmung dazu geben.

3. Initiativbewerbung

Falls Sie keine passende Stelle im aktuellen Stellenangebot finden, haben Sie die Möglichkeit, uns eine Initiativbewerbung zu senden. Damit zeigen Sie uns, dass Sie grundsätzlich Interesse an einer Tätigkeit in der Stadtverwaltung Sachsenheim haben, auch wenn aktuell keine Stelle ausgeschrieben ist.

Durch Ihre Initiativbewerbung stellen Sie uns Ihr Profil freiwillig zur Verfügung. Wir prüfen dann individuell, ob wir Ihr Profil bei aktuellen oder künftig freiwerdenden Stellen berücksichtigen können.

Bitte beachten Sie: Auch hier erfolgt eine weitergehende Nutzung Ihrer Daten nur mit Ihrer Einwilligung.

4. Aufnahme in unseren Talentpool

Wenn wir Ihnen nach einer Bewerbung oder Initiativbewerbung aktuell keine geeignete Stelle anbieten können, möchten wir Ihnen ggf. die Möglichkeit geben, Teil unseres sogenannten Talentpools zu werden.

Was bedeutet das?

Ihre Daten und Bewerbungsunterlagen werden für einen längeren Zeitraum gespeichert (max. 12 Monate).

Wir kommen auf Sie zu, wenn künftig eine Stelle frei wird, die zu Ihrem Profil passt.

Die Aufnahme in den Talentpool erfolgt nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung (Einwilligung).

Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen – Ihre Daten werden dann umgehend gelöscht.

Der Talentpool dient dazu, interessierte und qualifizierte Personen auch über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus im Blick zu behalten und im Bedarfsfall schneller kontaktieren zu können.

5. Datenschutz und Umgang mit Ihren Daten

Alle Angaben, die Sie im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens machen, werden vertraulich und gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften verarbeitet. Die Stadt Sachsenheim achtet darauf, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich von autorisierten Personen innerhalb der Stadtverwaltung eingesehen und verarbeitet werden.

Sie können Ihre Daten jederzeit ändern, ergänzen oder vollständig löschen lassen – entweder direkt im System (sofern technisch möglich) oder durch eine Nachricht an unsere Personalabteilung oder den Datenschutzbeauftragten.

6. Wer ist für Ihre Daten verantwortlich?

Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist:

 Stadt Sachsenheim
Äußerer Schloßhof 3+5
74343 Sachsenheim
Telefon: 07147 28-0
E-Mail: stadt@sachsenheim.de
Website: www.sachsenheim.de

Vertreten durch den Bürgermeister Herr Albrich

7. Datenschutzbestimmungen

a) Einleitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der Stadt Sachsenheim ein sehr wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten stets vertraulich, zweckgebunden und im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben – insbesondere mit:

• der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO),
• dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) sowie
• dem Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG BW).

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungsverfahren über das E-Recruiting-System der Stadt Sachsenheim.

b) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt gemäß:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, z. B. bei Bewerbungen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, z. B. Nachweispflichten),
• § 26 BDSG (neu) in Verbindung mit Art. 88 DSGVO (Verarbeitung im Beschäftigungskontext),
• ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO für besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Angaben zu einer Schwerbehinderung, sofern freiwillig mitgeteilt),
• sowie § 15 LDSG BW für öffentliche Stellen des Landes und der Kommune

c) Welche Daten werden erhoben?

Im Rahmen Ihrer Bewerbung werden – abhängig von Ihrem Bewerbungsprofil – folgende personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet:

• Stammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
• Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Qualifikationen, Lichtbild (freiwillig)
• Angaben zum bisherigen beruflichen Werdegang
• Kommunikationsdaten: Schriftverkehr, Terminabstimmungen, Rückfragen
• ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten: z. B. Angaben zur Schwerbehinderung, nur wenn Sie diese freiwillig angeben (Art. 9 Abs. 1 DSGVO)

Diese Daten stellen Sie uns in der Regel freiwillig zur Verfügung. Eine Bewerbung ist jedoch ohne die Angabe bestimmter Pflichtdaten nicht möglich. 

d) Zweck der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Prüfung und Bearbeitung Ihrer Bewerbung
• Durchführung von Auswahlverfahren
• Kommunikation mit Ihnen
• Dokumentation des Auswahlprozesses
• ggf. Aufnahme in unseren Talentpool (nur mit Ihrer Einwilligung)

Ihre Daten werden nicht zu anderen Zwecken verwendet und nicht automatisiert ausgewertet (kein Profiling).

e) Verwendung von Cookies und technischen Protokolldaten

Unser E-Recruiting-System verwendet technisch notwendige Cookies, um eine stabile Verbindung während Ihrer Bewerbung zu ermöglichen (Session-Cookies). Diese Cookies werden nach Sitzungsende automatisch gelöscht.

Zusätzlich speichern unsere Server bei jeder Nutzung:

• Ihre IP-Adresse (gekürzt/anonymisiert)
• den Zeitpunkt des Zugriffs
• Browsertyp und -version
• aufgerufene Seiten (zur Systemsicherheit)

Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Sicherstellung und werden nicht mit personenbezogenen Bewerbungsdaten verknüpft.

f) Speicherung und Löschung der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist:

• Bei Absage oder Zurückziehen der Bewerbung: Daten werden nach 6 Monaten gelöscht (zur Wahrung etwaiger Rechtsfristen, z. B. nach dem AGG).
• Bei Aufnahme in den Talentpool: Speicherung nur mit Einwilligung, maximal für 12 Monate.
• Bei erfolgreicher Bewerbung: Übernahme der Daten in die Personalakte, weitere Speicherung gemäß Personalaktenrecht.

Nach Ablauf der Fristen erfolgt die vollständige Löschung oder Anonymisierung Ihrer Daten.

g) Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten speichern wir über Sie?
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Falsche oder unvollständige Daten berichtigen lassen
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Daten löschen lassen, wenn keine Pflicht zur Speicherung besteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): z. B. zur Aufnahme in den Talentpool

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe unten).

h) Keine Weitergabe an Dritte und keine Profilbildung

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte außerhalb der Stadt Sachsenheim erfolgt nicht, es sei denn:

• Sie haben ausdrücklich eingewilligt,
• oder es besteht eine gesetzliche Verpflichtung dazu.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung (Scoring) statt.

i) Verknüpfung Ihrer Bewerbung mit einer Herkunftsseite

 Beim Aufruf unserer Bewerbungsplattform kann technisch bedingt die aufrufende URL im sogenannten „Referer-Header“ des HTTP-Protokolls übermittelt werden. Zur Wahrung der datenschutzrechtlichen Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung wird diese URL auf dem Server automatisch anonymisiert, indem alle etwaig enthaltenen Parameter entfernt werden. Zur Wiedererkennung der Herkunft eines Seitenaufrufs wird im Anschluss in die URL ein Parameter (konkret: referrer) eingebettet. Dadurch kann beispielsweise nachvollzogen werden, über welche Plattform oder Webseite der Zugriff auf die Stellenanzeige erfolgt ist.

Wichtig: Es werden in diesem Zusammenhang keine Cookies gesetzt und es findet kein Tracking über verschiedene Sitzungen hinweg statt.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses wird auf der Bewerbungsplattform unterhalb der Datenschutzhinweise eine separate Einwilligung des Bewerbenden per Checkbox eingeholt:

• Mit erteilter Einwilligung: Der Parameter wird mit der Bewerbung verknüpft. Dadurch ist es uns möglich, die Herkunft einzelner Bewerbungen auszuwerten und die Performance unterschiedlicher Plattformen im Recruiting-Prozess zu analysieren.

• Ohne Einwilligung: Der Parameter wird zwar technisch gespeichert, jedoch nicht mit der jeweiligen Bewerbung verknüpft. Es besteht somit keine Verbindung zu personenbezogenen Daten, weshalb in diesem Fall keine Zustimmung erforderlich ist. Eine statistische Auswertung des konkreten Bewerbungsverlaufs ist in diesen Fällen jedoch nicht möglich.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt entweder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder – bei nicht verknüpfter Speicherung – auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der anonymisierten Reichweitenanalyse und Optimierung unseres Bewerbungsprozesses).

j) Ansprechpartner für Datenschutz

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

Datenschutzbeauftragter der Stadt Sachsenheim
Herr Kettner
Äußerer Schloßhof 3+5
74343 Sachsenheim
E-Mail: datenschutz@sachsenheim.de